Aprenda como emitir recibo médico e nota fiscal

Você sabe como emitir recibo médico e nota fiscal? Se não, é hora de aprender! Em especial se você está começando a sua vida profissional, seja de forma autônoma ou à frente de uma clínica. Afinal, somente por meio desses documentos é possível ficar dentro das obrigações legais da profissão e ainda ter registros para declarações posteriores.

Mas fique tranquilo! Apesar de parecer burocrático a princípio, o processo é bem simples e rápido, e não costuma gerar dor de cabeça. Além disso, na medida em que você realiza as emissões com frequência, pega a prática, e ainda há a vantagem de ser tudo digitalizado.

Então, vamos lá? A seguir, você aprende a importância do recibo médico e da nota fiscal, o que fazer para emiti-los e quais são as diferenças entre eles!

O que é recibo médico e nota fiscal?

Os recibos médicos e notas fiscais são documentos utilizados para formalizar transações de serviços médicos e comerciais. Eles possuem finalidades e características distintas. Acompanhe!

Recibo médico

Um recibo médico é um documento emitido por profissionais de saúde (médicos, dentistas, psicólogos, etc.) para comprovar que um pagamento foi realizado por um serviço prestado. Ele contém informações essenciais, como:

·         nome e CPF do paciente ou responsável pelo pagamento;

·         data em que o serviço foi prestado;

·         descrição do serviço realizado;

·         valor cobrado;

·         assinatura do profissional de saúde e seu número de registro no conselho de classe (CRM, CRO, CRP, etc.).

O recibo serve como comprovação de despesa para o paciente, que pode utilizá-lo para fins de reembolso junto a planos de saúde ou dedução de despesas médicas na declaração do Imposto de Renda.

Nota fiscal

A nota fiscal, por sua vez, é um documento fiscal emitido por empresas, como clínicas e consultórios, ou profissionais liberais para registrar a venda de produtos ou a prestação de serviços. Ela tem a finalidade de formalizar a transação perante o fisco, permitindo a cobrança de impostos devidos (como o ISS – Imposto Sobre Serviços, no caso de prestação de serviços). Uma nota fiscal deve incluir:

·         dados do emitente (nome, CNPJ/CPF, endereço);

·         dados do destinatário (nome, CNPJ/CPF, endereço);

·         descrição detalhada dos produtos vendidos ou serviços prestados;

·         quantidade, valor unitário e valor total da transação;

·         alíquotas de impostos incidentes;

·         data de emissão.

A nota fiscal é importante tanto para o controle fiscal e tributário da empresa ou profissional quanto para o cliente, que pode utilizá-la para garantia, comprovação de despesa e reembolso em certas situações.

Diferença entre recibos médicos e notas fiscais

E o que mais pode ser apontado como diferença entre os recibos médicos e notas fiscais? Nada muito complexo, mas é importante se atentar aos detalhes. Veja só:

Emissor

O recibo é emitido por profissionais de saúde. Enquanto a nota fiscal pode ser emitida por qualquer empresa ou profissional liberal que venda produtos ou preste serviços.

Finalidade

É o recibo que comprova o pagamento de serviços de saúde. A nota fiscal, por sua vez, formaliza a transação comercial ou de serviços para fins fiscais.

Utilização fiscal

Ambos podem ser usados para deduções no Imposto de Renda. Mas a nota fiscal também é utilizada para recolhimento de impostos específicos.

Em resumo, enquanto o recibo é mais específico para a área da saúde e focado em comprovar o pagamento de serviços médicos, a nota fiscal tem um âmbito mais amplo, sendo usada em várias transações comerciais e de serviços para fins de fiscalização tributária.

Quando eles devem ser emitidos?

Mas, afinal, quando esses documentos podem e devem ser emitidos? A explicação é simples, você precisa apenas memorizar para fazer todo o processo corretamente. Confira as dicas!

Recibo 

O recibo deve ser emitido sempre que o profissional de saúde recebe um pagamento pelo serviço prestado. Ele serve como comprovante para o paciente ou cliente de que a transação foi realizada. Além disso, é comum que o recibo seja entregue logo após o pagamento ser efetuado, seja em dinheiro, cheque, cartão de crédito ou débito.

Nota fiscal

A nota fiscal deve ser emitida toda vez que uma transação comercial é realizada, seja a venda de produtos ou a prestação de serviços. Geralmente, ela é emitida no momento da conclusão da venda ou do serviço. Para empresas que trabalham com serviços contínuos, a emissão pode ocorrer de acordo com o contrato, por exemplo, mensalmente.

Para completar, sua exigência pode variar conforme a legislação do município, estado ou país. Em muitos locais, a emissão de nota fiscal é obrigatória para todas as vendas e serviços, independentemente do valor.

Qual a importância de emitir esses documentos?

Outro fator bem importante para se informar a respeito é a questão da importância desses documentos. Seja você pessoa física ou jurídica, é fundamental entender que, ao emitir recibos médicos e notas fiscais, os benefícios são os seguintes:

Contribui para o controle financeiro

Emitir recibos médicos e notas fiscais é crucial para o controle financeiro de qualquer profissional ou empresa. Eles permitem um registro detalhado de todas as transações realizadas, facilitando o monitoramento de receitas e despesas. Isso ajuda na gestão financeira, planejamento orçamentário e na tomada de decisões informadas.

Assegura a sua conformidade legal

A emissão de recibos e notas fiscais é uma exigência legal em todo o país. Esses documentos garantem que o profissional ou a empresa esteja cumprindo com suas obrigações tributárias, evitando multas e sanções. Eles também são fundamentais para a declaração correta de impostos, seja de pessoa física ou jurídica.

Colabora para a transparência das atividades médicas

Para profissionais de saúde, emitir recibos médicos contribui para a transparência das atividades realizadas. Isso aumenta a confiança dos pacientes, que podem verificar os serviços pelos quais estão pagando. A transparência também é essencial para auditorias de planos de saúde e órgãos reguladores.

Comprova os serviços prestados

Recibos médicos e notas fiscais servem como prova documental dos serviços prestados e dos pagamentos recebidos. Eles são importantes para resolver possíveis disputas entre prestadores de serviços e clientes, além de serem úteis em casos de reembolso por parte de seguradoras de saúde ou para dedução de despesas no imposto de renda.

Pessoa jurídica

As empresas são obrigadas a emitir notas fiscais para todas as vendas de produtos ou serviços prestados. Se você tem um CNPJ, e atua como o conhecido PJ, se encaixa também nessa classificação.

Além disso, elas devem manter registros contábeis detalhados, incluindo todas as notas fiscais emitidas e recebidas. As empresas ainda precisam apresentar relatórios fiscais periódicos, como declarações de imposto de renda, contribuições previdenciárias e impostos sobre serviços (ISS).

Profissional autônomo

Profissionais de saúde autônomos devem emitir o recibo a cada pagamento recebido por seus serviços, garantindo a transparência e possibilitando o reembolso por parte dos pacientes. Dependendo da regulamentação local, profissionais autônomos também podem ser obrigados a emitir nota fiscal para formalizar suas transações.

Em alguns casos, podem optar pelo uso de Recibo de Pagamento de Autônomo (RPA). Eles também precisam declarar os rendimentos obtidos por meio dos serviços prestados na declaração anual de imposto de renda, utilizando os recibos médicos como comprovantes de renda.

Por fim, os autônomos precisam recolher suas próprias contribuições previdenciárias, garantindo direitos como aposentadoria e benefícios do INSS.

Como emitir notas fiscais

Para emitir notas fiscais, sua empresa ou você, como profissional autônomo, deve estar registrado nos órgãos competentes. Após o cadastro, é necessário solicitar autorização para emissão de notas fiscais. Este processo pode variar conforme a localidade.

Ainda é recomendável utilizar um sistema ou software especializado para essa emissão. Existem várias opções no mercado, desde sistemas gratuitos fornecidos por prefeituras até soluções pagas mais completas,

Em seguida, adquira um certificado digital, que é necessário para assinar eletronicamente as notas fiscais. O certificado pode ser adquirido de uma autoridade certificadora credenciada. Depois de configurar o sistema, você pode começar a emitir as notas fiscais.

Você terá que acessar o sistema de emissão de notas fiscais com suas credenciais, preencher os dados necessários e assinar. Assim que isso for feito, envie a nota fiscal para o órgão fiscalizador (Secretaria da Fazenda ou prefeitura) para autorização. A nota fiscal é considerada válida somente após a autorização.

Em pouco tempo, você receberá o retorno da autorização e poderá armazenar a nota fiscal emitida. Guarde uma cópia da nota fiscal eletrônica (XML) e do DANFE (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica) em seus arquivos. E, enfim, envie o DANFE ao cliente, que pode ser impresso ou enviado por e-mail.

Como emitir recibos médicos

Antes de emitir o recibo, certifique-se de ter todas as informações necessárias para preencher no cabeçalho e no corpo do documento. Será preciso assinar, além de escrever a frase de quitação: algo como “Recebi o valor acima descrito pelos serviços prestados.”

Vale lembrar que você pode emitir recibos médicos manualmente ou eletronicamente. Sendo que o arquivo digital geralmente é repassado ao cliente em formato PDF, e preenchido e registrado em algum software específico.

Agora você sabe como fazer a emissão de recibos médicos!

Pronto! Agora você sabe tudo sobre recibo médico e nota fiscal: desde sua importância até o que fazer para uma emissão correta e o cumprimento de todas as suas obrigações legais.

Então, pode exercer a profissão com mais tranquilidade. Mas se você ainda está na jornada em busca da especialização para começar a atuar, vem com a gente para o Semiextensivo SP e comece já a se preparar!